De corona-pandemie heeft veel veranderd. Dat geldt zeker voor een uitvoeringsorganisatie als Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen (DUS-I). In opdracht van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport verstrekt zij subsidies aan onder andere apotheken en ziekenhuizen. In een jaar tijd moest de organisatie enorm groeien. Hoe zorg je in een context van opschaling en reorganisatie dat de menselijke maat op de werkvloer behouden blijft?
In tijden van corona moest DUS-I dusdanig groeien dat het de toename in aanvragen voor subsidies kon handhaven. Zodat hun klanten – onder andere ziekenhuizen – konden blijven functioneren. Van een bedrijf met vijftig werknemers groeide ze naar een met driehonderd man sterk. Mensen kregen nieuwe functies, promoties en verantwoordelijkheden. Het aantal managers nam toe, de teams groeiden en als dat de samenwerking al niet moeilijker maakten dan was het wel de overstap van offline naar online. Samen met de opschaling en reorganisatie nam de lengte en complexiteit van de processen toe.
In deze tornado wilde DUS-I eilandvorming voorkomen en de informele, open en betrokken werksfeer behouden. Want de organisatie is geen harde cultuur van ellebogen-werk, maar eentje waar koffie wordt gedronken aan elkaars bureau. Om deze werkcultuur te behouden, organiseerde Circles of Future Skills op 16 september een masterclass ‘groei en de menselijke maat op de werkvloer’ voor veertig nieuwe leidinggevenden. Onder de aanwezigen was ook even Abigail Norville, plaatsvervangend Secretaris-Generaal bij het ministerie.
Werk & Identiteit
Er werd onze directeur, Rowan Hordijk, op het hart gedrukt zichzelf niet voor te stellen als expert, maar als normaal mens. In het eerste deel van de masterclass stelde hij zichzelf daarom voor als vader van een tweeling en vertelde hij hoe zijn werk bijdraagt aan het kunnen uiten van zichzelf en aan het realiseren van een betere wereld. Vervolgens vroeg hij aan de aanwezigen op welke manier werk belangrijk is voor hun identiteit. Zo leerden iedereen elkaar beter kennen en creëerden dit de informele sfeer die DUS-I eigen is.
Groeien zonder te groeien
Met een groei van vijftig naar driehonderd werknemers is een duidelijk kompas noodzakelijk om goed te blijven functioneren als organisatie. In het tweede deel ging ik daarom in op het belang van een goede werkcultuur. Want KPI’s en strategie zijn belangrijk, maar de kernwaarden van de organisatie zijn nog belangrijker: ‘Culture eats strategy for breakfast’. “Wat zijn jullie kernwaarden?” vroeg ik aan de nieuwe leidinggevenden. Ze kwamen uit op: verbinding, wendbaarheid en professionaliteit.
Maar waarden kunnen voor iedereen een andere invulling hebben, daarom gingen de leidinggevenden met elkaar in dialoog over wat dit voor hen betekenden. Juist voor degenen die de leiding hebben is het belangrijk om de kernwaarden helder te hebben, zij laten het gewenste gedrag zien en beïnvloeden daarmee de organisatiecultuur. Want wat betekent de klant centraal nu in de praktijk? En in hoeverre is er tijd voor reflectie naast het dagelijkse werk?
In dit onderdeel werden de aanwezigen bewust van het gewenste gedrag dat zij wilden laten zien op de werkvloer: samenwerken met oprechte interesse in elkaar, korte communicatie lijnen en informeel contact faciliteren met het team.
Menselijke maatwerk
Volgens ons komen mensen voor systemen, processen en beleid. Maar is dit eigenlijk mogelijk in een uitvoeringsorganisatie die rekening moet houden met wet en regelgeving? Deze worden bedacht door de regering, maar doordat de praktijk vaak weerbastiger is, kunnen uitvoeringsorganisaties tegen de complexiteit van diverse regels aanlopen.
Om de menselijke maat toch een plek te geven, is het belangrijk de momenten te duiden die er toe doen. Organiseer je een goed afscheid als een werknemer vertrekt en schrijf je een aanbevelingsbrief voor de volgende werkgever of richt je je op de investering die de deur uit loopt en de organisatie geld kost? Kies je voor het eerste dan draagt dat bij aan het welzijn van je werknemers.
DUS-I ging tijdens de presentatie zelf ook op zoek te gaan naar de momenten die er voor hen toe doen. Ze ontdekten dat voor hen het teamoverleg, teambuilding activiteiten en het vieren van successen bij belangrijke momenten essentieel zijn.
Circles of Future Skills
In organisaties zijn haar mensen het middelpunt, want zonder hen is er geen organisatie. Hoe je met mensen omgaat in tijden van verandering is cruciaal voor het functioneren van een organisatie. Hoe complex de situatie ook is; de organisatiecultuur en de menselijke maat dienen in het oog gehouden te worden. Circles of Future Skills helpt graag deze organisaties op weg met de essentiële skills van deze tijd. Zodat iedereen mee kan in het werk van de 21ste eeuw.
Circles of Future Skills streeft naar #meermenselijkemaat in organisaties door veranderingen en leer-/ontwikkeltrajecten te benaderen vanuit de menselijke maat. Dit doen we door mensen toekomstgerichte vaardigheden te leren, vanuit een combinatie van hun purpose, talenten en het realiseren van waarde voor individu én organisatie.